Smead Manila File Jackets vs. Binders: kumpi tiedostojen säilytys voittaa?

Nopea vastaus

Valitse Smead Manila File Jackets, kun haluat pitää irralliset Letter-kokoiset paperit yhdessä laajennettavassa kansiossa, erityisesti suurille pinoille. Valitse rengaskansiot, kun sinun on selattava usein yksittäin rei'itettyjä sivuja tai säilytettävä niitä pystyasennossa hyllyllä.

Keskeinen valinta: irtopapereiden kapasiteetti vai sivu sivulta -selailu

Kansiot ja rengaskansiot ratkaisevat erilaisia arkistointitarpeita. Kansio pitää nipun irtopapereita vahvistetulla välilehdellä varustetussa kotelossa, joten voit laittaa sisään kokonaisen projektin tai asiakasasian ilman reikien tekemistä. Rengaskansio edellyttää sivujen rei'ittämistä ja kiinnittämistä renkaisiin, mikä pitää yksittäiset arkit kiinteässä järjestyksessä mutta lisää valmisteluaikaa jokaiselle asiakirjalle.

Tämä ero korostuu erityisesti silloin, kun käsittelet suuria määriä paperiasiakirjoja. Jos saat säännöllisesti paksuja raportteja, allekirjoitettuja sopimuksia tai kurssimonisteita, jotka saapuvat jo nidottuina tai klipsillä kiinnitettyinä, kansiossa voit arkistoida ne sellaisinaan. Renkaallinen kansio pakottaa irrottamaan ja rei'ittämään jokaisen sivun, mikä hidastaa arkistointia ja voi vahingoittaa epätavallisen kokoisia asiakirjoja.

Missä 2 tuuman laajenevat kansiot tekevät käytännön eron

Laajennus on ominaisuus, joka erottaa kansiomallisen kotelon tavallisesta manilakansiosta. Tämän vertailun Smead-kotelot on ilmoitettu 2 tuuman laajennuksella, mikä antaa kansiolle tilaa pullistua sivuja lisättäessä. Tämä kapasiteetti on hyödyllinen avoimissa projekteissa, asiakaskansioissa tai lukukauden mittaisissa kurssipaketeissa, jotka kasvavat ajan myötä.

Renkaan kapasiteetti riippuu renkaan koosta, ja suurirenkaiset kansiot muuttuvat tilaviksi ja hankaliksi hyllyttää. Jos paperisi saapuvat yleensä epätasaisina pinoina valmiiksi rei'itettyjen sarjojen sijaan, kansiomallisen kotelon laajennusrakenne on joustavampi valinta.

Milloin kansiot ovat edelleen paras vaihtoehto

Kansiot ovat edelleen parempi työkalu, kun yksittäisten sivujen järjestys on tärkeä ja sinun täytyy selata niitä usein. Koulutusoppaat, käytäntöasiakirjat ja tulostetut esitysmateriaalit, joita luetaan sivu kerrallaan, on helpompi käyttää kansiossa, koska renkaat pitävät jokaisen arkin järjestyksessä.

Rengaskansiot seisovat myös pystyssä hyllyllä ja niissä on merkitty selkä, mikä auttaa yhteisissä viitekirjastoissa. Tiedostokannet sen sijaan säilytetään yleensä laatikossa tai säiliössä, joten ne sopivat paremmin arkistointiin tai projekteittain järjestämiseen kuin sivujen usein selaamiseen.

Kustannus- ja poistoharkinnat

Hinnat ja saatavuus muuttuvat, joten tarkista nykyiset ilmoitukset ennen kuin sitoudut suureen tilaukseen. Tämän vertailun Smead-kansiot ovat Poistomyynti-kategoriassa, mikä tarkoittaa, että varasto voi olla rajallinen eikä tänään näkemäsi hinta välttämättä pysy. Siksi ne kannattaa ottaa huomioon kertaluonteiseen suureen arkistointiprojektiin pikemminkin kuin pitkäaikaiseen vakiomuotoiseen järjestelmään.

Jos tarvitset vuosien ajan tasaista samankokoisten ja -väristen kansioiden saatavuutta, poistomyyntituote ei välttämättä ole oikea perusta. Sovita tuote sen mukaan, kuinka kauan järjestelmän pitää kestää – älä vain alhaisimman alkuhinnan mukaan.

Valintaperiaatteet asiakirjataskujen ja rengaskansioiden välillä

• Jos paperit saapuvat irrallaan, nidottuina tai klipsillä kiinnitettyinä: Valitse kansiot. Voit arkistoida pinon reikittämättä, mikä säästää aikaa ja säilyttää asiakirjojen alkuperäisen järjestyksen.
• Jos haluat lukea sivuja yksi kerrallaan: Valitse kansiot. Renkaat pitävät jokaisen arkin järjestyksessä ja antavat selata ilman, että koko pinosta tarvitsee ottaa pois. Mieti ennen päätöstä, onko asiakirja hakuteos vai projektikansio.
• Jos kansio kasvaa viikkojen tai kuukausien aikana: Valitse 2 tuuman laajennuskansiot. Lisäsyvyys mahdollistaa kasvavan pinon ilman, että kansiota tarvitsee vaihtaa kesken projektin.
• Jos tarvitset pitkäaikaisen yhtenäisen järjestelmän: Valitse kansiot, joissa on sama rengaskoko ja väri. Poistomyynnissä olevia asiakirjataskuja ei välttämättä täydennetä, joten tarkista saatavuus ennen yhdenmukaistamista.

Tuotetiedot

• Smead® Manila File Jackets -kansiot, 2" laajennus, Letter-koko, laatikko 50 kansiota: Smead Manila File Jackets -kansiot ovat letter-kokoa, niissä on 2 tuuman laajennus ja vahvistetut välilehdet, ja niitä myydään 50 kappaleen laatikossa. Laajennus ja vahvistetut välilehdet sopivat kasvaviin projektikansioihin, ja 50 kappaleen laatikko kattaa osaston tai kokonaisen lukukauden paperityöt.

  

Kenen kannattaa valita mitä

Paras valinta

• Toimistoille, jotka käsittelevät suuria määriä rei'ittämättöminä saapuvia paperiasiakirjoja
• Opettajat, jotka järjestävät luokkasettejä ja monisteita aiheittain
• Projektitiimit, joiden on pidettävä toisiinsa liittyvät irralliset asiakirjat yhdessä

Ei tarkoitettu

• Sivuttain luettaville hakuteoksille
• Yhteiset hyllyt, joissa tarvitaan merkitty selkä
• Kaikille, jotka tarvitsevat taatun jatkuvan saatavuuden samanlaisia kansioita